ADMINISTRACIÓN
DE BASE DE DATOS
1)
Definir una base de datos y un sistema
de administración de base de datos.
Una
Base de Datos (BD) es un conjunto de datos que modelan hechos y objetos de una
parcela de la realidad y sirven de soporte a una aplicación informática. Dichos
datos deben estar almacenados físicamente en forma de ficheros informáticos y
deben estar relacionados entre si mediante una determinada estructura lógica.
Sistema
de administración de bases de datos (SABD)
Un
sistema de ambiente de bases de datos (SABD) es sencillamente el software que
permite que una institución centralice sus datos, los administre eficientemente
y proporcione acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación,
el SABD actúa como una interfase entre los programas de aplicación y los
archivos físicos de datos. Cuando los programas de aplicación llaman a un
elemento de datos (como ingresos brutos), el SABD encuentra ese elemento en las
base de datos y lo presenta a al programa de aplicación. En otras palabras, en
un ambiente ideal de base de datos, los programas de aplicación operan a través
de un sistema de administración de base de datos para obtener datos de la base
de datos
.
2.
Nombrar y describir brevemente los tres componentes de un SABD.
El
sistema de administración de base de datos tiene tres elementos:
• Un lenguaje de definición de datos: El
lenguaje de definición de datos es el lenguaje formal empleado por los
programadores para especificar el contenido y la estructura de la base de
datos. El lenguaje de definición de datos define cada elemento de datos como
aparece en la base de datos antes de que sea utilizado en programa de aplicación.
• Un lenguaje de manejo de datos: es un lenguaje especial que se usa en
conjunción con algún lenguaje de programación para manejar los datos en la base
de datos. Este lenguaje tiene comandos que permiten a los usuarios finales y a
los especialistas en programación extraer datos de la base de datos para
satisfacer las solicitudes de información o desarrollar aplicaciones.
• Un diccionario de datos: Es una archivo
automatizado o manual que almacena definiciones de los elementos de datos y
características de los mismos, como su uso, representación física, propiedad
(quién en la institución es el responsable de dar mantenimiento de los datos)
3.
Describir cómo un sistema de administración de base de datos organiza la
información.
Al
crear un inventario de todos los elemento de datos contenidos en la base de
datos, el diccionario de datos sirve como una importante herramienta de
administración de datos. Por ejemplo, los usuarios del negocio podrían
consultar el diccionario para saber exactamente qué elementos de datos se
conservan para las funciones de ventas y mercadotecnia o aun determinar toda la
información mantenida en toda la empresa.
4.
¿Cuál es la diferencia entre la imagen lógica y la imagen física de los datos?
Las
diferencias es mas resaltantes es que la
Imagen Lógica presenta los datos tal como podrían ser contemplados por los
usuarios finales mientras que la Imagen Física muestra cómo en realidad los
datos quedan organizados y estructurados en los medios físicos de
almacenamiento.
5.
Enumerar las ventajas de los SABD.
-
Control sobre la redundancia de datos:
los SF almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos.
-
Coherencia de datos: eliminando las
redundancias de almacenamiento se reduce el riesgo de incoherencias.
-
Datos compartidos: En los SGDB la base
de datos pertenece a la empresa y puede ser por tanto compartida por todos los usuarios
autorizados.
-
Mayor eficacia en la recogida, validación
y entrada de datos: al no existir redundancias, los datos se recogen y se
validan una sola vez
-
Globalización de la información: permite
a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo
que carece de dueños específicos.
-
Eliminación de información
inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los
cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de
facturas.
-
Permite mantener la integridad en la
información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente
deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.
6.
Describir los tres principales modelos de base de datos y las ventajas y
desventajas de cada uno de ellos.
Modelo
de jerárquico de datos: Una clase de modelo lógico de bases de datos que tiene
una estructura arborescente. Un registro subdivide en segmentos que se
interconectan en relaciones padre e hijo y muchos más. Los primeros sistemas
administradores de bases de datos eran jerárquicos. Puede representar dos tipos
de relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y relaciones de uno a
muchos
Modelo
de datos en red: Es una variación del modelo de datos jerárquico. De hecho las
bases de datos pueden traducirse de jerárquicas a en redes y viceversa con el
objeto de optimizar la velocidad y la conveniencia del procesamiento. Mientras
que las estructuras jerárquicas describen relaciones de muchos a muchos.
Modelo
relacional de datos:
Es
el más reciente de estos modelos, supera algunas de las limitaciones de los
otros dos anteriores. El modelo relacional de datos representa todos los datos
en la base de datos como sencillas tablas de dos dimensiones llamadas
relaciones . Las tablas son semejantes a los archivos planos, pero la
información en más de un archivo puede ser fácilmente extraída y combinada.
La
principal ventaja de los modelos de base de datos jerárquico y de red es la
eficiencia en el procesamiento. Por ejemplo, un modelo jerárquico es adecuado
para sistemas de procesamiento de operaciones de reservaciones en una línea
aérea, que debe manejar millones de solicitudes rutinarias estructuradas cada
día, para información de reservaciones.
Las estructuras jerárquica y de red tienen
diversas desventajas. Todas las rutas de acceso, directorios e índices deben
ser especificados por adelantado. Una vez especificados, no pueden cambiar
fácilmente sin un esfuerzo importante de programación. Por tanto, estos diseños
tienen poca flexibilidad.
Los sistema jerárquico y de redes requieren
de una programación intensiva, consumidora de tiempo, difícil de instalar y más
difícil de corregir si ocurrieran errores en el diseño.
7.
¿Cuáles son los cuatro elementos tradicionales de un ambiente de base de datos?
Hacer una descripción de cada uno de ellos.
Administración
de los datos
Los sistemas de base de datos requieren que
la institución reconozca el papel estratégico de la información y comience
efectivamente a administrar y planear la información como un recurso
corporativo. Esto significa que la institución debe desarrollar la función de
administración de datos con el poder de definir los requerimientos de
información para toda la empresa y con acceso directo a la alta gerencia o
dirección. El directos de información o vicepresidente de información es el
primero que aboga en la institución por los sistemas de base de datos.
La administración de la información es
responsable de las políticas y procedimientos específicos mediante los cuales
los datos pueden ser administrados como un recurso institucional. Entre estas
responsabilidades se incluye el desarrollo de la política de información, la
planeación de los datos, contemplar un diseño lógico de la base de datos
(representación de los datos como debían aparecer ante un programador de
aplicaciones o usuario final), y el desarrollo del diccionario de datos así
como el seguimiento del uso de los datos por los especialistas en sistemas de
información y los grupos de usuarios finales.
El principio fundamental de la
administración de datos es que son propiedad de la institución como un todo.
Los datos no pueden pertenecer en exclusiva a ninguna de las áreas de negocios
o unidades organizacionales. Todos los datos deben quedar disponibles para
cualquier grupo que los requiera para alcanzar su misión. Una institución debe
formular una política de información que especifique sus reglas para compartir,
distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar la información en
la institución. La política de información traza procedimientos y
responsabilidades específicas, que definen qué unidades de la institución
comparten la información, dónde puede distribuirse la información y quién es
responsable de actualizar y dar mantenimiento a la información.
2.
Metodología para planeación y el modelaje de los datos
Como los intereses institucionales servidos
por los SABD son mucho más amplios que aquellos del ambiente tradicional de
archivos, la empresa requiere de una planeación en todo su ámbito para los
datos. El análisis a nivel de empresa, que trata sobre los requerimientos de
toda la institución (en contraposición con los requerimientos de las
aplicaciones individuales), es necesario para el desarrollo de bases de datos.
El fin del análisis de la empresa es identificar las entidades (una persona,
lugar, o cosa del cual debe guardarse información), atributos (elemento de
información que describe a una entidad en particular; nombre, cédula, edad,
entre otros) y relaciones claves que conforman los datos de la institución.
3.
Tecnología y administración de los datos
Las bases de datos requieren de nuevo
software y de un personal capacitado especialmente en las técnicas de los SABD,
así como en las nuevas estructuras administrativas. En la mayoría de las
corporaciones se desarrolla un grupo de diseño y administración de bases de
datos dentro de la división de sistemas de información, que es responsable por
los aspectos más técnicos y operativos de la administración de los datos. Las
funciones que realiza se denominan administración de bases de datos. Este grupo
realiza lo siguiente:
• Define y organiza la estructura y el
contenido de la base de datos.
• Desarrolla procedimientos de seguridad
para la salvaguarda de la base de datos.
• Desarrolla la documentación (manuales)
de la base de datos.
• Da mantenimiento al software de
administración de la base de datos.
En estrecha cooperación con los usuarios, el
grupo de diseño establece la base de datos física, las relaciones lógicas entre
los elementos y las reglas y procedimientos de acceso.
4.
Usuarios
Una base de datos sirve a una comunidad más
amplia de usuarios que los sistemas tradicionales. Los sistemas relacionales
con lenguajes de consulta de cuarta generación permiten que los empleados no
especialistas en cómputo tengan acceso a las grandes bases de datos. Además,
entre los usuarios se debe incluir a los especialistas entrenados en el
cómputo. Con el objeto de optimizar el acceso para los no especialistas, es
necesario destinar recursos para capacitar a los usuarios finales. Los
profesionales de los sistemas deben ser capacitados de nuevo en el lenguaje de
SABD, en los procedimientos de desarrollo de las aplicaciones de los SABDS y en
las nuevas prácticas de software.
8.
Describir y comentar sobre los principales retos de la gerencia en la
construcción de un ambiente de base de datos.
1.
Obstáculos institucionales para un ambiente de bases de datos. La implantación
de una base de datos requiere de un cambio total a nivel de toda la institución
en cuanto al papel que desempeña la información (y los administradores de la
información), la asignación de poder a los niveles superiores, la propiedad y
el compartir la información y los patrones del acuerdo organizacional. Un SABD
es un reto para los ordenamientos existentes en una institución, y por esta
razón a menudo genera resistencia política.
En un ambiente tradicional de archivos, cada
departamento elabora sus archivos y programas para satisfacer sus necesidades
específicas. Ahora con una base de datos, los archivos y programas deben ser
elaborados tomando en cuenta los intereses totales de la institución en los
datos. Por ejemplo, en el pasado el tesorero podía aislar sus datos y
aplicaciones de otras personas en la institución. Alguna información que antes
“pertenecía” al tesorero ahora debe ser compartida mediante el SABD con
usuarios de otros departamentos. De manera natural, el tesorero puede
preocuparse de que otros usuarios no traten a los datos financieros con la
misma atención y cuidado que el personal de tesorería.
2.
Consideraciones de costo/beneficio. Los costos de cambiar a un ambiente de base
de datos son tangibles, directos y grandes a corto plazo (tres años). La mayor
parte de las empresas adquieren un paquete de SABD comercial y el hardware
relativo. Solo el software puede costar medio millón de dólares, con todas las
partes del sistema. El nuevo hardware puede costar 1 o 2 millones de dólares
adicionales al año. Muy pronto se hace evidente para la alta gerencia que un
sistema de base de datos es una inversión enorme. Aún cuando la institución
haya gastado el dinero en el hardware y el software para un ambiente de base de
datos, puedo no cosechar beneficios que debiera porque no desea realizar los
cambios organizacionales requeridos.
Desafortunadamente, los beneficios del SABD
son con frecuencia intangibles, penosos a largo plazo (cinco años). Los
sistemas que el SABD busca sustituir en general operan aunque sean
ineficientes. Además, ya se han gastado varios millones de dólares en el curso
de pocos años para diseñar y mantener los sistemas actuales. Las personas en la
empresa comprenden el sistema actual luego de largos periodos de capacitación y
de socialización. Por todas estas razones, y a pesar de las ventajas evidentes
del SABD, los costos a corto plazo de desarrollar el sistema a menudo parecen
tan grandes como los beneficios. Cuando los costos de políticas a corto plazo
se añaden a la ecuación, resulta conveniente para la alta gerencia diferir la
inversión en bases de datos. Los beneficios evidentes del SABD tienden a ser
severamente minimizados por los administradores, en especial aquellos no
familiarizados con (y probablemente en contra de) los sistemas. Además puede no
ser rentable, desde el punto de vista de costos, construir una base de datos a
nivel de toda la institución que integre todos los datos existentes en ella.
3.
Ubicación en la institución de la función de administración de información.
Muchas organizaciones que buscan evitar grandes compromisos y cambio
organizacional empiezan (y terminan) por comprar un SABD y colocarlo en manos
de un grupo de base de datos de bajo nivel en el departamento de sistemas de
información. En general, esto conduce a un enfoque de un uso mínimo de la base
de datos; esto es, sistemas pequeños de base de datos serán desarrollados para
distintas divisiones, áreas funcionales, departamentos y oficinas. En última
instancia, esto resulta en bases de datos incompatibles en toda la empresa y se
fracasa en alcanzar el objetivo real. ¿Cuál es la función de la información y
quién debe administrarla para la institución como un todo? Los altos directivos
deben estar preparados para implantar una función de administración de la
información y una metodología de planeación de datos al más alto nivel
directivo.
CONCLUSIONES
Después
de haber plasmado varios puntos como son la base de datos , administración
datos sus ventajas y desventajas entre otros conceptos para empezar hay que
tener muy en cuenta que además del gerente las personas que hace vida en la empresa tienen que tener la
capacidad y el conocimiento primero de los avances tecnológicos , segundo las
ventajas que tienen el computador en este mismo orden de ideas que los mismo
sepan todas las bondades que ofrece una base de datos y los sistemas de
administración de base de datos, una vez que ellos contemples todos estos
términos podemos decir que junto con la
Globalización de la información permite a los diferentes usuarios
considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños
específicos.
En
este mismo orden de ideas se puede decir que sistema de administración de bases
de datos cumplen un papel fundamental en las organizaciones y van de la mano
con la globalización ya que ayudan agilizar la información y el procesamiento
de datos , además cabe resaltar que optimiza la clasificación de datos, evita
errores comunes algunos de esos errores son la repetición de la información por
ejemplo en una empresa donde su trabajo sea vender repuestos de vehículos el
sistema de administración de base de datos agiliza la búsqueda del producto
cuando llegue un cliente así como mantiene la relación del inventario y el
gerente a su vez puede revisar la información y hacer un balance de cómo se
vende la mercancía cual no se vende y posteriormente a tomar las decisiones mas
adecuadas según sea el caso para finalizar el sistemas de administración de
base de datos juega un gran rol en las empresas donde se hay una mayor
accesibilidad a la información y donde el gerente conjuntamente con el resto
del personal puedan movilizar la información de una manera cómoda segura , rápida y sencilla.
